Lambdas persondatapolitik

Lambda behandler persondata i overensstemmelse med gældende lovgivning og med respekt for alle medlemmers, frivilliges og brugeres sikkerhed og privatliv. Denne persondatapolitik beskriver hvornår og hvordan vi behandler persondata, for at sikre at det foregår på en lovlig og transparent måde. Lambda behandler udelukkende persondata til klare og saglige formål i forbindelse med foreningens virke og legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for dine data

Lambda er dataansvarlig for alle de personoplysninger, vi behandler. Vi sikrer at dine persondata hos os bliver behandlet i overensstemmelse med gældende lovgivning og bestemmelser. Du kan altid henvende dig til vores bestyrelse, medlemsansvarlige eller frivilligansvarlige ifm. spørgsmål, kommentarer eller ændring af dit samtykke til vores opbevaring af dine persondata.

Kontaktoplysninger:

Foreningens navn: Lambda - Foreningen for LGBTQ+ personer på Fyn

CVR-Nummer: 17247581

Adresse: Brogade 3, DK-5000, Odense C 

Hjemmeside: www.lambda.dk 

E-mail adresser:

Medlemsansvarlig: medlem@lambda.dk 

Frivilligansvarlig: frivillig@lambda.dk 

Bestyrelsen: lambda@lambda.dk 

Henvendelser vedr. behandling af persondata kan altid rettes til bestyrelsen. For at minimere behandlingstiden anbefaler vi dog, at henvendelsen rettes direkte til den medlems- eller frivilligansvarlige, hvis det er relevant.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne persondatapolitik.
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse imod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i persondatapolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger. Læs mere om at klage til datatilsynet på www.datatilsynet.dk 

De persondata, vi behandler

Persondata om medlemmer og frivillige

Vi behandler såkaldte almindelige persondata om medlemmer og frivillige. Dette indebærer navn, adresse, email, telefonnummer, fødselsdato, betalingsoplysninger og medlemsforhold i Lambda. Medlemmer og frivillige kan vælge yderligere at oplyse andre ting, de finder relevant for deres medlemskab eller frivillige arbejde i foreningen.

Andre persondata

I forbindelse med brugerundersøgelser, tilmelding til arrangementer og andre ekstraordinære omstændigheder i Lambda, kan vi behandle persondata. I disse tilfælde vil det fremgå hvilke oplysninger, der indsamles og hvordan de behandles.

Hvor kommer persondata fra

Som udgangspunkt behandler vi persondata om dig, som du selv oplyser. I visse tilfælde kan der dog være andre kilder, fx offentlige myndigheder, offentligt tilgængelige medier mv.

Vores formål med behandling af persondata

Vi behandler dine oplysninger til bestemte formål, der er nødvendige for vores virke som forening og vores daglige drift. Der er fire lovlige grundlag for at behandle persondata:

• Legitim interesse: At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger.

• Opfyldelse af forpligtelser: At databehandlingen er nødvendig for at vi kan opretholde en forpligtelse eller en aftale med dig.

• Juridisk krav: I nogle tilfælde kan der være juridiske krav til at vi behandler personoplysninger, f.eks. ifm. regnskabsføring.

• Samtykke: At du har givet samtykke til at vi behandler dine persondata.

Formål med behandling af persondata om medlemmer

Som forening behandler vi oplysninger om vores medlemmer af en række af årsager, der er nødvendige for at kunne drive foreningen. Persondata om medlemmer behandles for at:

• Administrere og opkræve af kontingenter
• Kontakte medlemmer; indkaldelser til generalforsamlinger, invitationer til arrangementer, nyhedsbreve osv.
• Udstede evt. medlemskort og medlemsfordele
• Lave statistik og afrapporteringer til offentlige og private interessenter - al data i denne sammenhæng anonymiseres.

Formål med behandling af persondata om frivillige

Lambda har mange frivillige, som varetager mange forskellige opgaver i foreningens drift. For at kunne administrere vores daglige arbejde, behandler vi en række persondata om frivillige for at:

• Koordinere frivilliges opgaver i organisationen.
• Holde kontakt med og blandt frivillige og orientere om arrangementer, nye tiltag, politikker osv.
• At kunne udbetale refusioner for udlæg, transport osv. i overensstemmelse med vores økonomiske retningslinjer.

Formål med behandling af andre persondata

I forbindelse med brugerundersøgelser, tilmelding til arrangementer og andre ekstraordinære omstændigheder i Lambda, kan vi behandle persondata. I disse tilfælde vil det fremgå hvilke oplysninger, der indsamles og hvordan de behandles. Disse data indsamles typisk for at kunne registrere tilmeldinger, kontakte deltagere til arrangementer mv.

Videregivelse af persondata

Vi videregiver ikke identificerbare persondata med andre parter uden dit samtykke.

Opbevaring af personoplysninger

Når vi behandler dine persondata, opbevares de digitalt eller fysisk. Herunder er de systemer, hvor vi typisk behandler dine persondata. Listen er ikke udtømmende, men du vil blive informeret særskilt, såfremt dine data behandles andre steder.

• Dinero: Anvendes til regnskab og administration af medlemskontingenter. Dinero er et krypteret system, udviklet til håndtering af persondata og regnskabsdata

• Google Workspace: Anvendes til internt arbejde, vagtplaner, lister over frivillige osv. Google Workspace er Googles erhvervsløsning og er sikkert.

• Fysiske dokumenter: I visse tilfælde behandler vi persondata på fysiske dokumenter, såsom underskrevne aftaler mv. Disse opbevares sikkert, utilgængeligt for uvedkommende.

• Sociale medier: En del af vores kommunikation med frivillige, medlemmer og brugere foregår i lukkede grupper og åbne sider på sociale medier. Sociale medier er eksterne, og Lambda har ikke kontrol over brugere eller data, der deles her.

• GoMember: Platformen bruges til sikker administration af medlemskaber og frivillige. 

Sletning af persondata

Vi sletter senest persondata på udmeldte medlemmer og tidligere frivillige et to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor de er udmeldt eller stoppet som frivillig. Lambdas regnskabsår følger kalenderåret.

Vi kan opbevare oplysninger (i anonymiseret form) på medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Disse oplysninger er ikke identificérbare.

Du har ret til at få oplysninger om dig slettet. Læs mere om dine rettigheder i ovenstående afsnit med overskriften “Vi er ansvarlige for dine data”.

Cookies på hjemmesiden

På Lambdas hjemmeside www.lambda.dk anvender vi cookies til statistiske formål og for at forbedre din oplevelse som bruger. Vi anvender værktøjet “CookieYes” til at administrere cookies, så du er oplyst om hvilke cookies, der anvendes, og har mulighed for at deaktivere visse cookies. Du kan derfor altid se den gældende cookiepolitik på hjemmesiden. Hjemmesiden anvender to typer cookies:

• Tekniske cookies fra Wordpress. Disse bruges på hjemmesiden til at holde styr på teknisk information vedrørende dit besøg. Disse data kobles ikke til dine øvrige persondata.

• Google Analytics fra Google Inc. for at give os informationer om dit besøg, som bruges til statistik over besøgende på hjemmesiden. Disse data kobles ikke til dine øvrige persondata.

Revidering af persondatapolitik

Vi forbeholder os ret til at ændre vores persondatapolitik. Når vi ændrer persondatapolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.